Gérer annulations, absences et retards

Une politique explicite

• Délai et canal d’annulation acceptés.
• Conséquences éventuelles communiquées avant la réservation.
• Traitement des retards et exceptions décidé par le cabinet.
• Distinction entre annulation patient, cabinet et absence constatée.

Lorsqu’un créneau se libère

Mettez l’agenda et la vue Aujourd’hui à jour. Le cabinet décide ensuite de proposer ou non le créneau à une liste d’attente activée ; aucune proposition réelle ne part par défaut.

Retard

L’outil peut rendre le retard visible mais ne décide pas de la prise en charge. Le médecin ou l’équipe applique la règle du cabinet et tient compte de la situation clinique lorsqu’elle est connue par les canaux appropriés.

Checklist pratique

• Publier une règle compréhensible.
• Distinguer annulation, absence et retard.
• Libérer le créneau seulement lorsque l’annulation est certaine.
• Informer les personnes concernées avant toute réaffectation.

Responsabilités et limites du parcours

Le cabinet reste maître de son agenda, de son organisation et de toute décision médicale. Urgentis coordonne des étapes administratives et rend leur état lisible ; il ne diagnostique pas, ne trie pas une urgence et ne remplace pas le DMI.

• Le patient utilise le canal publié et reçoit une information administrative, jamais un avis médical automatisé.
• L’équipe vérifie les demandes, coordonnées, statuts et confirmations selon la règle du cabinet.
• Le médecin conserve la décision clinique et les arbitrages qui affectent la prise en charge.
• L’administrateur limite les accès et n’active une automatisation qu’après recette explicite.

Après l’action : vérifier et transmettre

• Contrôlez le statut communiqué au patient et sa cohérence avec l’agenda de référence.
• Corrigez les doublons, confirmations incomplètes ou écarts avant de poursuivre le parcours.
• Inscrivez toute information clinique éventuelle dans l’outil médical prévu, jamais dans un commentaire administratif de substitution.