Gérer annulations, absences et retards
Appliquer une politique claire tout en gardant la situation réelle visible pour l’équipe.
Quand utiliser ce guide
Consultez ce guide lorsqu’un patient annule, ne se présente pas, arrive en retard ou lorsque le cabinet doit déplacer un rendez-vous.
Résultat attendu
Le statut et l’agenda doivent refléter la situation réelle, et le patient doit recevoir une information cohérente avec la politique validée du cabinet.
Le guide en pratique
Ce guide pratique couvre
À qui s’adresse ce guide
Consultez ce guide lorsqu’un patient annule, ne se présente pas, arrive en retard ou lorsque le cabinet doit déplacer un rendez-vous.
Le statut et l’agenda doivent refléter la situation réelle, et le patient doit recevoir une information cohérente avec la politique validée du cabinet.
Une politique explicite
- Délai et canal d’annulation acceptés.
- Conséquences éventuelles communiquées avant la réservation.
- Traitement des retards et exceptions décidé par le cabinet.
- Distinction entre annulation patient, cabinet et absence constatée.
Lorsqu’un créneau se libère
Mettez l’agenda et la vue Aujourd’hui à jour. Le cabinet décide ensuite de proposer ou non le créneau à une liste d’attente activée ; aucune proposition réelle ne part par défaut.
Retard
L’outil peut rendre le retard visible mais ne décide pas de la prise en charge. Le médecin ou l’équipe applique la règle du cabinet et tient compte de la situation clinique lorsqu’elle est connue par les canaux appropriés.
Checklist pratique
- Publier une règle compréhensible.
- Distinguer annulation, absence et retard.
- Libérer le créneau seulement lorsque l’annulation est certaine.
- Informer les personnes concernées avant toute réaffectation.
Points de contrôle
- Vérifiez le rendez-vous et l’identité avant de modifier le statut.
- Appliquez la même politique aux situations comparables et consignez uniquement l’information administrative utile.
- Contrôlez si le créneau peut être reproposé et si une notification doit partir.
Erreurs fréquentes à éviter
- Supprimer une réservation sans garder le statut nécessaire à la compréhension de la journée.
- Qualifier médicalement un retard ou une absence dans Urgentis.
- Promettre un nouveau créneau avant de l’avoir confirmé dans l’agenda.
Quand demander de l’aide
Les exceptions à la politique du cabinet sont arbitrées par le médecin ou le responsable désigné. En cas de statuts contradictoires, conservez l’agenda comme référence et demandez une correction ciblée.
Réponses rapides
Questions propres à ce guide
Un retard annule-t-il automatiquement le rendez-vous ?
Cela dépend de la politique du cabinet et d’une décision humaine lorsque la journée doit être réorganisée.
Quand le créneau rejoint-il la liste d’attente ?
Après confirmation qu’il est réellement disponible et selon le mode d’activation choisi par le cabinet.
Dernière mise à jour : 30 août 2026 · Responsable : équipe produit Urgentis
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