Traiter une demande de rendez-vous

À qui s’adresse ce guide

Consultez ce guide pour examiner une nouvelle demande, la confirmer, proposer une alternative ou la refuser avec une explication administrative claire.

Chaque demande doit avoir un propriétaire, un statut compréhensible pour le patient et une correspondance exacte dans l’agenda si elle est confirmée.

Une demande n’est pas toujours un rendez-vous

Le cabinet définit si une demande est immédiatement confirmée ou doit être examinée. Le patient doit pouvoir distinguer clairement demande reçue, proposition, confirmation et refus.

Routine de traitement

1. 1Vérifier le praticien, la prestation, le lieu et les coordonnées.
2. 2Appliquer les règles administratives du cabinet sans décision clinique automatisée.
3. 3Confirmer, proposer un autre créneau ou expliquer le canal approprié.
4. 4Éviter de recopier des informations cliniques dans une note opérationnelle.
5. 5Fermer la demande lorsqu’une réponse définitive a été transmise.

Doublon ou erreur

Vérifiez avant de créer un second rendez-vous. En cas de mauvais patient ou de mauvais praticien, limitez les modifications, corrigez l’association et signalez tout envoi à un destinataire incorrect.

Checklist pratique

• Lire le motif et les disponibilités sans interprétation clinique automatique.
• Accepter, proposer une alternative ou refuser avec un message clair.
• Vérifier l’inscription dans l’agenda de référence.
• Conserver une trace cohérente du statut communiqué au patient.

Points de contrôle

• Vérifiez la prestation, les coordonnées et les disponibilités dans l’agenda de référence.
• Utilisez le statut prévu et envoyez une réponse qui distingue proposition et confirmation.
• Contrôlez l’agenda après toute acceptation ou modification.

Erreurs fréquentes à éviter

• Laisser une demande sans statut parce qu’une discussion a eu lieu par téléphone.
• Saisir dans Urgentis le détail clinique utilisé par le médecin pour décider.
• Refuser sans indiquer au patient le canal administratif approprié lorsqu’il existe.

Quand demander de l’aide

Toute décision nécessitant une appréciation clinique est transmise au médecin. Pour un problème de statut ou de notification, fournissez au support la référence opérationnelle et la chronologie, sans motif médical.