Urgentis

9 chemins de prise en main

Votre rôle, dans le bon ordre.

Chaque parcours relie plusieurs guides pour aller d’un besoin réel à un résultat vérifiable, sans devoir connaître la structure interne d’Urgentis.

Comment les utiliser

Commencez par l’étape 1, ouvrez chaque guide dans l’ordre et terminez ses vérifications avant de passer à la suivante.

Services publics

Urgentis Commune

Citoyen

Préparer une visite à la commune

Du choix de la démarche au passage au guichet, avec ou sans rendez-vous.

Résultat attendu

Vous savez choisir le bon parcours, conserver votre ticket et demander de l’aide si le canal numérique ne convient pas.

  1. 1Comprendre le parcoursRepérer le service, le motif et le canal proposé.Prendre et suivre un ticket
  2. 2Réserver si nécessaireChoisir, confirmer, modifier ou annuler un rendez-vous communal.Prendre, confirmer ou annuler un rendez-vous
  3. 3Prévoir une alternative accessibleConnaître les possibilités d’assistance et les limites du libre-service.Accessibilité et accompagnement
Agent d’accueil

Tenir un poste d’accueil communal

Les gestes essentiels du début de service jusqu’à la fermeture du poste.

Résultat attendu

Vous savez ouvrir le bon guichet, traiter un passage, gérer un rendez-vous et poursuivre en mode dégradé.

  1. 1Ouvrir le posteVérifier le site, le guichet et les files attribuées.Ouvrir et fermer son poste agent
  2. 2Appeler et transférerTraiter le prochain ticket sans perdre le contexte utile.Appeler, rappeler et transférer un citoyen
  3. 3Gérer les rendez-vousRetrouver une réservation et enregistrer correctement l’arrivée.Gérer les rendez-vous côté agent
  4. 4Continuer en cas d’incidentAppliquer la procédure locale et préparer une reprise propre.Continuer en cas d’incident
Responsable de serviceDirection & bourgmestre

Piloter un service communal

Organiser les motifs, les équipes, les horaires et la lecture de l’activité.

Résultat attendu

Vous savez cadrer les règles de service, répartir les responsabilités et interpréter les indicateurs sans en tirer de conclusion hâtive.

  1. 1Structurer les servicesDéfinir des motifs compréhensibles et des files exploitables.Organiser les services, files et priorités
  2. 2Planifier l’ouvertureMaintenir les horaires, fermetures et exceptions locales.Gérer les horaires et fermetures
  3. 3Définir les droitsDonner à chacun le niveau d’accès nécessaire.Gérer l’équipe et les droits d’accès
  4. 4Lire les statistiquesRelier les chiffres au contexte opérationnel avant de décider.Lire les statistiques communales
AdministrateurResponsable de serviceIT & protection des données

Déployer Urgentis dans une commune

De la préparation du site à la formation et au contrôle après ouverture.

Résultat attendu

Vous disposez d’un ordre de déploiement, de vérifications matérielles et d’un cadre pour former les équipes.

  1. 1Préparer le déploiementIdentifier les propriétaires, les règles et les dépendances.Préparer un déploiement communal
  2. 2Installer borne et impressionVérifier le matériel, le papier et le parcours de secours.Installer une borne et l’impression des tickets
  3. 3Configurer l’écran d’appelAfficher le strict nécessaire au bon endroit.Configurer l’écran d’appel
  4. 4Former et recetterFaire pratiquer les scénarios normaux et dégradés.Former les agents et responsables
Direction & bourgmestreResponsable de serviceIT & protection des données

Évaluer Urgentis pour une commune

Les repères de gouvernance, de contrat et de continuité utiles à une direction.

Résultat attendu

Vous savez distinguer le périmètre produit, les décisions communales et les documents à faire valider avant engagement.

  1. 1Comprendre le périmètreSituer Urgentis autour des outils métier existants.Comprendre Urgentis Commune
  2. 2Cadrer le marché et le contratIdentifier les pièces et responsabilités à examiner.Préparer le marché public et les documents contractuels
  3. 3Examiner la protection des donnéesClarifier finalités, rôles et informations aux citoyens.Comprendre les données du citoyen
  4. 4Vérifier support et continuitéRelier les besoins locaux aux engagements applicables.Support, priorités et niveaux de service

Pratiques médicales

Urgentis Cabinet

Patient

Demander un rendez-vous au cabinet

Comprendre la réservation, l’attente et les changements de rendez-vous sans créer de confusion clinique.

Résultat attendu

Vous savez ce qu’une demande signifie, comment suivre une attente et quel canal utiliser en cas d’urgence.

  1. 1Utiliser la page de réservationChoisir le motif administratif et envoyer une demande.Configurer la page de réservation du cabinet
  2. 2Comprendre la confirmationDistinguer une demande envoyée d’un rendez-vous confirmé.Traiter une demande de rendez-vous
  3. 3Suivre une liste d’attenteRépondre à une proposition dans le délai indiqué.S’inscrire sur une liste d’attente
  4. 4Gérer un retard ou une annulationPrévenir le cabinet par le canal prévu.Gérer annulations, absences et retards
Équipe du cabinetMédecin

Organiser la journée du cabinet

Une prise en main progressive de l’agenda, de la file du jour et des créneaux libérés.

Résultat attendu

Vous savez vérifier la journée, traiter un passage administratif et encadrer l’usage de la liste d’attente.

  1. 1Prendre en main le cockpitComprendre les repères communs avant la première journée.Configurer le cabinet pour la première journée
  2. 2Vérifier aujourd’huiLire les rendez-vous et anomalies utiles à l’équipe.Lire et piloter la vue Aujourd’hui
  3. 3Tenir la file du jourMaintenir un état administratif cohérent pendant l’accueil.Tenir la file du jour
  4. 4Traiter un créneau libéréProposer un créneau sans surpromettre ni automatiser par défaut.Traiter un créneau libéré
MédecinÉquipe du cabinetAdministrateur

Configurer un cabinet

Les paramètres essentiels avant d’ouvrir les parcours aux patients et à l’équipe.

Résultat attendu

Vous savez cadrer les prestations, les accès, les connexions d’agenda et l’activation prudente de la liste d’attente.

  1. 1Définir prestations et disponibilitésPublier uniquement des choix compréhensibles et tenables.Définir prestations, horaires et dates fermées
  2. 2Attribuer les rôlesLimiter chaque accès aux besoins réels de l’équipe.Inviter l’équipe et attribuer les rôles
  3. 3Vérifier les connexions d’agendaDéfinir la source de vérité et traiter les écarts.Connecter ou importer un agenda
  4. 4Activer la liste d’attenteTester en mode sûr avant toute proposition réelle.Activer ou couper les envois

Cadre commun

Confiance & plateforme

IT & protection des donnéesAdministrateurDirection & bourgmestre

Examiner le cadre de confiance

Un parcours commun pour les équipes IT, DPO, sécurité et responsables contractuels.

Résultat attendu

Vous savez où vérifier les responsabilités, les accès, les prestataires, la conservation et le signalement d’incident.

  1. 1Clarifier les rôles de traitementRelier finalités, responsabilités et documents applicables.Protection des données et RGPD
  2. 2Contrôler comptes et MFADéfinir les protections adaptées aux rôles sensibles.Sécuriser son compte et l’authentification multifacteur
  3. 3Examiner les sous-traitantsComprendre leurs fonctions et le cadre d’hébergement.Hébergement et sous-traitants
  4. 4Préparer conservation et sortieCadrer export, restitution et suppression selon le contrat.Conservation, suppression et fin de contrat
  5. 5Savoir signaler un incidentTransmettre rapidement les faits utiles sans diffuser de secrets.Signaler un incident ou demander de l’aide