Utiliser les enquêtes et exports
Recueillir un retour utile et extraire des données sans créer un fichier incontrôlé.
Votre repère
Ce référence couvre
Une enquête courte et volontaire
- Poser uniquement des questions liées à l’expérience du service.
- Expliquer l’usage du retour et éviter les champs libres sensibles.
- Ne pas conditionner la démarche administrative à une réponse.
- Interpréter les réponses avec le volume et le taux de participation.
Avant un export
- 1Définir la finalité et la personne autorisée à recevoir le fichier.
- 2Limiter la période, les colonnes et le niveau de détail.
- 3Utiliser un emplacement communal approuvé et protégé.
- 4Fixer une date de suppression du fichier exporté.
- 5Ne pas envoyer l’export par une messagerie personnelle.
Rapport pour la direction
Privilégiez des données agrégées accompagnées du contexte opérationnel. Un tableau ne doit pas devenir un classement individuel des agents ni une preuve de causalité qu’il ne peut pas établir.
Checklist pratique
- Définir l’objectif avant de collecter une réponse.
- Limiter les questions et éviter les données libres inutiles.
- Contrôler le périmètre et les droits avant chaque export.
- Protéger, transmettre puis supprimer le fichier selon la règle locale.
Responsabilités et décision locale
La commune définit le service rendu, les règles de priorité, les informations demandées et les personnes habilitées. Urgentis traduit ce cadre dans le parcours numérique et fournit les moyens convenus pour l’exploiter.
- Le citoyen reçoit une information et suit le parcours publié ; il ne doit pas deviner une règle interne.
- L’agent applique la procédure et signale les cas qu’il ne peut pas trancher.
- Le responsable valide les exceptions, l’organisation du service et la reprise après incident.
- L’administrateur configure les droits et paramètres sans décider du fond d’un dossier administratif.
En cas d’écart entre ce guide et une consigne locale validée, la commune clarifie la règle applicable avant de modifier le parcours.
Après l’action : vérifier et transmettre
- Contrôlez que le ticket, rendez-vous, passage ou réglage affiche l’état réellement attendu.
- Si une correction est nécessaire, utilisez la fonction prévue plutôt qu’une seconde opération qui créerait un doublon.
- Transmettez au collègue ou responsable uniquement le contexte utile, sans recopier de donnée citoyenne dans un canal non prévu.
Réponses rapides
Questions propres à ce guide
Une enquête doit-elle être nominative ?
Rarement. L’anonymat ou la pseudonymisation doit être privilégié lorsque l’objectif peut être atteint sans identité.
Un export reste-t-il protégé par Urgentis ?
Après téléchargement, sa protection dépend aussi de l’organisation, du stockage, des destinataires et de la durée de conservation choisis par la commune.
Dernière mise à jour : 29 août 2026 · Responsable : équipe produit Urgentis
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