Utiliser les enquêtes et exports

À qui s’adresse ce guide

Utilisez ce guide avant de lancer une enquête, télécharger un export ou partager des données d’activité avec la direction ou un partenaire.

La collecte ou l’export doit répondre à une question définie, utiliser le niveau de détail minimal et être supprimé ou archivé selon une règle connue.

Une enquête courte et volontaire

• Poser uniquement des questions liées à l’expérience du service.
• Expliquer l’usage du retour et éviter les champs libres sensibles.
• Ne pas conditionner la démarche administrative à une réponse.
• Interpréter les réponses avec le volume et le taux de participation.

Avant un export

1. 1Définir la finalité et la personne autorisée à recevoir le fichier.
2. 2Limiter la période, les colonnes et le niveau de détail.
3. 3Utiliser un emplacement communal approuvé et protégé.
4. 4Fixer une date de suppression du fichier exporté.
5. 5Ne pas envoyer l’export par une messagerie personnelle.

Rapport pour la direction

Privilégiez des données agrégées accompagnées du contexte opérationnel. Un tableau ne doit pas devenir un classement individuel des agents ni une preuve de causalité qu’il ne peut pas établir.

Checklist pratique

• Définir l’objectif avant de collecter une réponse.
• Limiter les questions et éviter les données libres inutiles.
• Contrôler le périmètre et les droits avant chaque export.
• Protéger, transmettre puis supprimer le fichier selon la règle locale.

Points de contrôle

• Formulez la décision que l’enquête ou l’export doit éclairer avant de choisir les champs.
• Préférez les données agrégées et retirez les colonnes qui ne servent pas à l’analyse.
• Définissez le destinataire, l’emplacement autorisé et la date de suppression du fichier.

Erreurs fréquentes à éviter

• Exporter par précaution toutes les données disponibles.
• Partager un fichier via une messagerie ou un stockage personnel.
• Interpréter quelques réponses volontaires comme représentatives de tous les usagers.

Quand demander de l’aide

Avant tout partage externe ou extraction inhabituelle, demandez l’avis de l’administrateur et du relais protection des données. En cas d’envoi erroné, appliquez immédiatement la procédure d’incident.