Gérer les horaires et fermetures
Fermer un service ou un site sans laisser le citoyen devant une information contradictoire.
Types de fermeture
- Fermeture planifiée pour un jour férié, une réunion ou des travaux.
- Fermeture immédiate en cas d’incident ou de capacité insuffisante.
- Fermeture limitée à un service ou à un site.
- Pause opérationnelle courte, avec reprise contrôlée.
Avant de fermer
- 1Identifier le périmètre exact et l’heure de reprise prévue.
- 2Vérifier les rendez-vous et tickets déjà créés.
- 3Publier un message citoyen clair dans les langues concernées.
- 4Informer les agents et le canal d’accueil alternatif.
- 5Programmer ou vérifier la réouverture.
Après la reprise
Contrôlez la borne, le portail, les postes agents et les écrans. Une réouverture technique n’est complète que lorsque les citoyens peuvent de nouveau créer un ticket et être appelés.
Checklist pratique
- Distinguer horaires d’ouverture, disponibilités et fermetures exceptionnelles.
- Vérifier les fuseaux, jours fériés et dates limites.
- Publier le changement avant son entrée en vigueur.
- Tester qu’aucun créneau impossible ne reste réservable.
Responsabilités et décision locale
La commune définit le service rendu, les règles de priorité, les informations demandées et les personnes habilitées. Urgentis traduit ce cadre dans le parcours numérique et fournit les moyens convenus pour l’exploiter.
- Le citoyen reçoit une information et suit le parcours publié ; il ne doit pas deviner une règle interne.
- L’agent applique la procédure et signale les cas qu’il ne peut pas trancher.
- Le responsable valide les exceptions, l’organisation du service et la reprise après incident.
- L’administrateur configure les droits et paramètres sans décider du fond d’un dossier administratif.
En cas d’écart entre ce guide et une consigne locale validée, la commune clarifie la règle applicable avant de modifier le parcours.
Après l’action : vérifier et transmettre
- Contrôlez que le ticket, rendez-vous, passage ou réglage affiche l’état réellement attendu.
- Si une correction est nécessaire, utilisez la fonction prévue plutôt qu’une seconde opération qui créerait un doublon.
- Transmettez au collègue ou responsable uniquement le contexte utile, sans recopier de donnée citoyenne dans un canal non prévu.
Réponses rapides
Questions propres à ce guide
Une fermeture annule-t-elle les rendez-vous existants ?
Pas automatiquement dans tous les cas. Le responsable doit vérifier les rendez-vous concernés et organiser leur information ou déplacement.
Qui peut modifier un horaire ?
Les rôles administratifs autorisés, après validation métier lorsque le changement affecte le public ou les équipes.
Dernière mise à jour : 29 août 2026 · Responsable : équipe produit Urgentis
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