Préparer le marché public et les documents contractuels

À qui s’adresse ce guide

Consultez ce guide pour préparer un pilote, une consultation, un marché ou la revue contractuelle d’un service Urgentis Commune.

Le dossier doit décrire le besoin, le périmètre, les responsabilités, les niveaux de service, les données et les critères de recette sans promesse non vérifiée.

Dossier de décision

• Besoin métier, périmètre, sites, volumes et langues.
• Critères de réussite et modalités de sortie du pilote.
• Exigences d’accessibilité, de sécurité et de protection des données.
• Niveaux de service, assistance et continuité.
• Prix, durée, réversibilité et propriété des données.

Documents à examiner

• Offre ou bon de commande et conditions applicables.
• Accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD.
• Liste des sous-traitants ultérieurs et localisation des traitements.
• Annexe sécurité, SLA et procédure d’incident.
• Analyse d’impact ou évaluation de sa nécessité.

Validation compétente

Le service juridique, le DPO, l’IT et le métier valident chacun leur périmètre. Les modèles Urgentis facilitent la discussion mais ne remplacent ni le règlement de la commune ni un avis juridique adapté au marché concerné.

Checklist pratique

• Décrire le besoin et les résultats attendus sans figer inutilement la solution.
• Cadrer sécurité, données, réversibilité, support et responsabilités.
• Distinguer exigences obligatoires, options et preuves demandées.
• Faire relire les documents par les fonctions achat, juridique, IT et DPO compétentes.

Points de contrôle

• Faites correspondre chaque exigence à un besoin métier et à une preuve ou un critère d’acceptation.
• Vérifiez les versions datées du contrat, du DPA, du SLA et des annexes applicables.
• Associez achats, métier, IT, sécurité et DPO assez tôt pour traiter leurs réserves avant signature.

Erreurs fréquentes à éviter

• Copier une fiche commerciale dans le cahier des charges sans préciser le contexte communal.
• Transformer une ambition de feuille de route en engagement contractuel.
• Utiliser ce guide comme avis juridique ou comme substitut aux règles de marché public applicables.

Quand demander de l’aide

Les clauses et la procédure d’achat sont validées par les fonctions compétentes de la commune. Demandez à Urgentis les preuves et descriptions techniques nécessaires, puis faites inscrire tout engagement particulier dans le document signé.