Comprendre Urgentis Commune

À qui s’adresse ce guide

Utilisez ce guide avant de décider comment Urgentis s’intègre à l’accueil communal, puis comme support commun entre le responsable de service, les agents, l’administration et la direction.

À la fin, vous devez pouvoir nommer chaque surface, son utilisateur, la règle métier qu’elle applique et la personne qui valide son fonctionnement.

Ce que coordonne Urgentis

Urgentis Commune relie l’accueil, les rendez-vous, les files, les guichets et les écrans d’appel. Le citoyen sait où aller ; l’agent sait qui appeler ; le responsable comprend la charge du service.

La plateforme ne remplace pas les logiciels métier de la commune. Elle organise l’attente et le passage au guichet autour de ces outils.

Les cinq surfaces

• La borne ou le portail citoyen pour choisir un motif et recevoir un ticket.
• Le poste agent pour appeler, rappeler, transférer ou terminer un passage.
• L’écran d’appel qui affiche uniquement les informations nécessaires.
• Le calendrier de rendez-vous et les disponibilités du service.
• Le tableau de bord communal pour configurer et suivre l’activité.

Une responsabilité partagée

La commune reste responsable de l’organisation de ses services, de ses bases légales et des consignes données à ses équipes. Urgentis fournit la plateforme, les contrôles d’accès, l’assistance et les outils de continuité convenus.

Checklist pratique

• Identifier les services, sites, files et guichets réellement concernés.
• Nommer un responsable métier, un administrateur et un relais protection des données.
• Définir les règles locales avant de configurer les écrans et les droits.
• Tester le parcours complet avec un ticket fictif avant l’ouverture au public.

Points de contrôle

• Reliez chaque service visible au public à une file, un site, des guichets et un responsable identifiés.
• Faites valider les règles d’appel, de priorité et de fermeture par le service compétent avant toute configuration.
• Vérifiez qu’un agent peut expliquer le parcours à un citoyen sans connaître l’architecture technique d’Urgentis.

Erreurs fréquentes à éviter

• Présenter Urgentis comme le logiciel qui instruit ou décide du dossier administratif.
• Configurer l’outil avant d’avoir arbitré les responsabilités entre accueil, métier, IT et protection des données.
• Ouvrir toutes les fonctions à tous les profils par simplicité.

Quand demander de l’aide

Si le périmètre ou le propriétaire d’une règle reste incertain, arrêtez la configuration concernée et faites arbitrer le point par le responsable communal. Le support Urgentis peut expliquer le produit, mais ne décide pas de l’organisation du service.